Da qualche settimana sto lavorando alla progettazione di un sistema k-log per un consorzio di imprese. Si tratta di un sistema che io definirei 'extended k-log' perchè oltre alla classica finalità di sistemazione della conoscenza si arricchisce con alcune funzioni di carattere puramente organizzativo (e a volte, per esplicita richiesta, sconfina leggermente negli aspetti gestionali). Questa esperienza mi ha dato (e mi sta dando) modo di farmi alcune idee sull'impatto dei weblog nel mondo aziendale. Provo a condividerne qualcuna.

Dopo gli ultimi interventi nella blogosfera sui k-log (Onino, qui) mi sono andato a rileggere la saga di Enzo Conoscenzo (1, 2) e le sue discussioni con Paolo Valdemarin (1) che avevo già letto ma che oggi ho riletto con un po' più di esperienza vissuta nel campo.
Mentre rileggevo, mi è tornato in mente uno scambio di Mafe e Vanz (marito e moglie che discutono in una mailing list invece che in soggiorno, esempio stupefacente di come 'condividere la conoscenza' sia un way of life). Mafe, citando lo stesso articolo di Mantovani commentato recentemente da Onino, affermava (il 3 giugno):

Io non ho smesso di sognare su tante cose, ma dopo cinque anni passati a scrivere testi di comunicazione interna, su questo ho smesso decisamente di sperare in un mondo migliore... l'unico blog interno aziendale che puo' funzionare, e' di nascosto :(

e Vanz (probabilmente dallo stesso computer ma in tempi differenti, miracoli della rete) rispondeva:

Sono d'accordo. La comunicazione per avere valore dev'essere sincera e spontanea, mentre l'intranettizzazione dell'azienda ha esattamente l'effetto opposto: ufficializzare, irrigidire, istituzionalizzare, istigare alla menzogna.
Ne deriva, mi pare, che l'Intranet o il k-blog o qualsivoglia forma di comunicazione che sia controllabile o anche solo a conoscenza delle autorità aziendali (oltre che non anonima) non potrà mai essere sincera barra spontanea barra utile.
Sull'anonimato probabilmente si potrebbe lavorare, con un'azienda particolarmente aperta. Mi piacerebbe prima o poi avere l'occasione di fare una community aziendale veramente anonima - con tanto di mascheramento degli IP e un sistemista incorruttibile - e vedere che ne esce. Dev'essere un bel banco di prova.


Io, personalmente, condivido l'impostazione di John Robb:

Within a corporate context, K-Logs make it possible for any employee to add knowledge to an Intranet. It's easy enough to use (start-up in less than five minutes) that it overcomes resistance. Further, K-Logs provide people that use them two immediate benefits: 1) it is a highly visible way to enhance personal brand and 2) it is a great organizing tool that you can share with co-workers (it organizes your most important information over time). There is no other better way to get employee knowledge off the desktop and out of their heads and onto an Intranet where it can be archived, browsed, and searched.

Mi rendo conto che il 'principio' da logica aziendale di 'promuovere il brand personale' non coincida esattamente con la sincerità evocata da Mafe, ma è anche vero che il problema della sincerità in azienda non si pone (dato che comunque, indipendentemente dal medium, ciascuno cerca di promuovere il proprio brand). Si pone invece un problema di attendibilità delle informazioni condivise, però questo si risolve con un sistema che permetta l'incrocio dei dati e dei punti di vista.
Inoltre un sistema che faccia palesemente leva sul brand personale, unito ad una logica che i sociologi definirebbero 'di premi e punizioni' dovrebbe superare le resistenze che Onino individuava nella prima puntata della saga di Enzo Conoscenzo. Un k-log può facilmente essere dotato di un meccanismo di controllo (non quantitativo, of course) che genera richiami pubblici in caso di scarsa partecipazione e produce magari benefits per i più attivi. Inoltre, se il lavoro (dall'assegnazione dell'incarico alla valutazione del risultato) passa attraverso il k-log si può ottenere un utilizzo 'idraulico' del k-log (poichè diventa, come il tubo per l'acqua, un passaggio obbligato). Non è un sistema coercitivo. E' solo un 'metodo' di lavoro conviso che, se ben strutturato, può generare vantaggi per tutti. E comunque, in fondo, ti pagano per lavorare come serve all'azienda.
Su queste premesse, non arrivo a capire l'esigenza della comunità anonima aziendale postulata da Vanz. Magari mi sfugge qualcosa: se volete illuminarmi, sono qui.

Quanto alla formazione interna, postulata da Onino nella seconda puntata di Enzo Conoscenzo, ritengo che un sistema k-log che necessiti formazione (se escludiamo la sessione di presentazione pubblica) sia concettualmente sbagliato. Io lo vedo come un sistema che deve essere intuitivo e motivante per definizione. Se non è intuitivo, non è un k-log e se non è motivante è costruito male: IMHO un buon sistema si basa sulla mappa degli interessi, e quando la mappa degli interessi è ben costruita si crea la cosidetta 'partnership in profit' che di solito garantisce una buona base per andare avanti.

I problemi reali che presentano soluzione forse più difficile, invece, sono altri. Soprattutto se cerchiamo di immaginare il k-log come uno strumento diffuso nelle aziende italiane.
Innanzitutto, è evidente che un k-log cambia radicalmente l'organizzazione aziendale. Qui, le eventuali resistenze sono insormontabili: un k-log implicitamente richiede la partecipazione della dirigenza ed impone una trasparenza decisionale che spesso è fuori dalle prospettive culturali di chi è a capo dell'impresa o di un suo settore.
Isolando in assenza di gravità il k-log Montanaro scrive:

Ora amministrano l'allineamento attraverso un k-log, pubblicando gli avanzamenti, le modifiche, i cambi in corsa e soprattutto le motivazioni che li hanno generati. Cosi' facendo possono inoltre attingere alle informazioni sui progetti precedenti non attraverso dati, statistiche ed inutili riepiloghi auto-celebrativi: possono vedere ogni passaggio chiave, leggere il perche' delle scelte, risalire al processo corretto che ha portato al risultato.

Per chiunque abbia una responsabilità, il k-log (un buon k-log) fornisce molte informazioni, ma esclude ogni alibi. Il processo decisionale viene 'narrato' prima di aver verificato (o potuto verificare) i risultati. E rimane agli atti, per poter essere ricostruito individuando responsabilità precise e situazioni che (come giustamente nota Montanaro) nessun diagramma o nessun dato quantitativo farebbe rilevare. Questo significa esercitare, in maniera non manipolabile, un 'enorme' controllo sulla qualità del lavoro (che in un ambiente 'k-log free' viene valutata su basi quantitative) di tutti, dirigenti inclusi. Un k-log aziendale fa emergere dati sostanziali sulla vita e sul funzionamento dell'azienda. Dati che in altri sistemi sono ignorati. Ma gli unici a potersi opporre, è evidente, sono i dirigenti.
Faccio solo un esempio, ma potrei farne tanti. Immaginiamo una azienda che vuole ottimizzare la sua organizzazione e gestire la conoscenza per innovare i processi di lavoro ed essere più creativa e competitiva. Questa azienda ha un Direttore Marketing, di nome Rocco Maltratto, che oggi ha un grande potere in azienda grazie ai suoi risultati quantitativi. Però lavora con metodi antiquati e poco condivisi, generando stress nei subordinati e il suo operato gode di un consenso molto basso. Inoltre è incapace di mettere in valore le competenze della gente che lavora con lui. Non legge un libro da circa 10 anni e non si aggiorna professionalmente. Tuttavia, pur essendo meno preparato di alcuni suoi subordinati (legge di Dilbert), tra i dirigenti attuali è quello che ne sa di più nel suo campo. Ma cosa succederebbe se ci si rendesse conto che i risultati di Maltratto, pur buoni, non sono i migliori che l'azienda può ottenere?
Una mattina Rocco Maltratto si trova in ufficio Enzo Conoscenzo. Parlano. Il nostro Knowledge Manager gli illustra il k-log e cerca di trasmettergli il suo entusiasmo. Gli fa un sacco di domande sul suo lavoro, per avere le informazioni che possano consentirgli di progettare un buon sistema. Gli racconta che ogni membro dell'organizzazione potrà 'pubblicamente' arricchire la knowledge base aziendale con il suo punto di vista. Rocco Maltratto, che non è un fesso in fatto di istinto di sopravvivenza aziendale, si prodiga in sorrisi e offre il caffè. Ma quando il povero Conoscenzo sarà uscito dalla stanza, avrà solo guadagnato un nemico. Il k-log, approvato dal CdA (che ancora non ne intuiva le potenzialità effettive, se non in teoria) avrà fatto un passo avanti verso la registrazione nel libro degli investimenti improduttivi e accantonati.
Guardato da questo punto di vista il k-log è democratico e trasversale esattamente come un blog, poichè permette a ciascuno di esprimersi senza condizionamenti se non quello di assumersi la responsabilità delle proprie idee (nell'accettare il maggiore o minore consenso che si può ottenere argomentando). Questa ricchezza in termini di espressione, di idee, di apporti personali è un bene prezioso per l'azienda. Ma quante aziende, storicamente, sono preparate a gestire (al proprio interno) un continuo confronto propositivo in cui il ruolo è subalterno alla competenza, alla capacità o alla creatività reale?